Projektmanagement-Software

Leistungen einer Projektmanagement-Software

In vielen Unternehmen ist Projektmanagement ein fester Bestandteil des betrieblichen Alltags. Insbesondere mittelständische und große Firmen (>250 Mitarbeiter), die auf eine termingerechte Durchführung und Risikominimierung angewiesen sind, koordinieren und steuern mithilfe dieser Managementmethode einmalige komplexe Vorhaben. Auch in diesem Arbeitsbereich bietet sich eine EDV-basierte Unterstützung in Form einer Projektmanagement-Software an.

Klassifizierung der Projektmanagement-Software

• Werkzeuge zur Planung von Projekten ( z. B. zur Erstellung von Projektstrukturplänen, etc.)
• Software zur Ressourcensteuerung
• Controlling-Software
• Programme für besondere Anwendungen innerhalb des Projektmanagements (z. B. Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung)
• Systeme zur Dokumentenverwaltung
• Kommunikationssysteme und Programme zur verbesserten Zusammenarbeit
• Software für Portfoliomanagement innerhalb von Projekten
• Elementare Unternehmens-Software (z. B. zur Erstellung von Kalkulationen und Tabellen)

Optimierte Planung und Steuerung

Am Anfang eines Projektes fehlen häufig noch grundlegende Informationen. Je weiter das Vorhaben voranschreitet, desto größer wird auch die Informations- und Datenmenge. Ohne eine vorausschauende Organisation und Steuerung besteht hier das Risiko einer Überlastung deiner Mitarbeiter. Eine gute PM-Software hilft dir deshalb bei der effektiven Steuerung aller Projektphasen.

Aufgaben und Ergebnisse visualisieren

Um einen optimalen Kommunikationsfluss zu erreichen, müssen allen Projektbeteiligten jederzeit die notwendigen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Die Dokumentation zukünftiger sowie vergangener Aufgaben zeigt dir dabei, an welcher Stelle du im Projekt stehst. Eine gute Visualisierung erleichtert zusätzlich die Einschätzung des Aufwands und der Ergebnisse.

Arbeitserleichterung durch standardisierte Prozesse

In jedem Projekt sollte zunächst die strategische Ausrichtung des Vorhabens dokumentiert und für all deine Teammitglieder nachvollziehbar dargestellt werden. Im weiteren Verlauf können dann für einzelne Prozesse standardisierte Vorlagen genutzt werden. Dadurch wird sowohl das Abfragen aller benötigten Daten gewährleistet als auch die Verständlichkeit gefördert.

Übersichtliche Informationsabfrage

Werden für die Projektprozesse einheitliche Dokumente und Ablagesysteme verwendet, können sich darüber hinaus auch deine neuen Mitarbeiter zügig einarbeiten und auf Informationen zugreifen. Weiterhin sorgen diverse Zusatzfunktionen (z. B. Grafiken, Diagramme, Tabellen) für eine übersichtliche Darstellung.

Individuelle Werkzeuge und erweiterbare Module

Ein Großteil der Softwarehersteller ermöglicht den Zukauf einzelner Software-Module. Stellt man während der Arbeit an einem Projekt fest, dass weitere Elemente benötigt werden, kann dadurch schnell Abhilfe geschaffen werden. Die Nutzung einer Projektmanagement-Software erzeugt Transparenz und lässt eine optimale Planungs- und Steuerungsphase zu.

Leistungen im Überblick:

• Erfassen und Verwalten aller erforderlichen Projektdaten
• Datenaustausch (auch zu anderen Programmen im bestehenden EDV-System)
• Terminplanung
• Ressourcenverwaltung
• SOLL- und IST-Vergleiche
• Auswertung von Abweichungsanalysen
• Kostenanalysen
• Risikoanalysen
• Erleichterte Darstellung (z. B. Diagramme, Netzpläne)

Nutzen einer zusätzlichen Software

Die Einführung einer solchen Software trägt nicht ausschließlich zu vereinfachten Arbeitsprozessen bei. Durch die Nutzung eines computergestützten Projektmanagementsystems kannst du Vorhaben im Unternehmen effizienter planen und profitabel verwirklichen, sodass du einen messbaren Erfolg verzeichnen kannst. Eine Nutzenanalyse liefert dir Kriterien, anhand derer du die Suche nach einem System beginnen kannst, das deine subjektiven Ansprüche erfüllt. Grundsätzlich kannst du bei Projektmanagement-Softwares drei verschiedene Nutzenarten unterscheiden.

Nutzendifferenzierung im Überblick:

• Arbeitszeitersparnis: Prozesse werden automatisiert und Arbeitsaufwand reduziert
• Ertragssteigerung: schnellere Produkteinführungszeiten
• Kosten- und Risikominimierung: effizientere Planung und Steuerung von Projekten

In der Praxis treten bei der Auswertung der eigenen unternehmerischen Interessen aus oben genannten Kategorien häufig Überschneidungen auf. Darüber hinaus kannst du im Rahmen einer strukturierten Bewertung des Nutzens auch unvorhergesehene Ergebnisse erhalten. Nicht selten kann es vorkommen, dass zum Beispiel der zeitliche Aufwand für die Bearbeitung eines Projektes wächst, sich dafür aber deutlich höhere Erträge verbuchen lassen. Aufgrund dessen ist es sinnvoll, eine gezielte Analyse durchzuführen und langfristig abzuwägen.

Die Wahl eines passenden Programms

Aufgrund der hohen Anbieterdichte fällt die Wahl einer geeigneten Software schwer. Die Angebotsvielfalt ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass Projektmanager subjektive Ziele verfolgen und unterschiedliche Arbeitswege bevorzugen. Ein universelles Computerprogramm zum EDV-gestützten Projektmanagement ist auf dem Markt nicht zu erhalten. Hältst du dich an einige Grundregeln, kannst du das richtige Produkt jedoch herausfiltern.

Grundgedanken vor der Wahl einer Projektmanagement-Software

• Eine optimale Wahl basiert auf einem Programm, das personalisierbar ist und zu den individuellen Ansprüchen deines Unternehmens passt.
• Die Entscheidungskriterien müssen subjektiv unter Einbezug deiner Teammitglieder bestimmt werden.
• Überflüssige Funktionen sind mit unnötigen Ausgaben verbunden und stören im betrieblichen Arbeitsalltag.
• Im Zuge einer Softwareeinführung darfst du die Zustimmung der Mitarbeiter nicht außer Acht lassen.Schulungen und hinreichende Einarbeitungsmaßnahmen unterstützen die Akzeptanz. 

Praxiserfahrung erleichtert die Auswahl

Im Allgemeinen ist es vorteilhaft, mit der Einführung eines neuen Programms ein vorhandenes Managementsystem zu stützen. Praktizierst du Projektmanagement bereits im Unternehmen, kannst du gezielt ein Programm aussuchen, das deiner strategischen Ausrichtung folgt und den Anforderungen in der Praxis entspricht.

Integrationsfähigkeit und Nutzerakzeptanz als Grundvoraussetzungen

Eine Software sollte des Weiteren nur dann in Betracht gezogen werden, wenn sie barrierefrei in das vorhandene EDV-System implementiert werden kann. Eine spätere Kopplung mit bestehenden Programmen (z. B. Kalender-, Abrechnungsfunktionen) ist zwingend erforderlich, um einen umfassenden Nutzen aus der Neuerung ziehen zu können. Auch die Mitarbeiterakzeptanz und Benutzerfreundlichkeit spielen eine entscheidende Rolle. Die Bereitschaft der Projektbeteiligten sich mit dem Programm vertraut zu machen und es aktiv zu nutzen, ist eine Grundvoraussetzung für die Einführung einer neuen Software. Bei der Suche nach einer geeigneten Projektmanagement-Software solltest du dich von einigen Grundgedanken leiten lassen.

Zieldefinition und KO-Kriterien als Entscheidungshilfe

Zunächst gilt es, das Ziel zu definieren und die Frage zu klären, was du mit der Software erreichen möchtest. Darauf aufbauend empfiehlt es sich, Produkteigenschaften zu bestimmen, auf die du nicht verzichten kannst. Entscheidend ist hierbei neben den benötigten Funktionen auch der Kosten-Nutzen-Faktor. Nicht jede Funktion, die eine Software bietet, wird auch im Unternehmen benötigt. Des Weiteren musst du dir überlegen, in welchen Phasen dich die Software unterstützen soll. Möchtest du schon in der Projektplanung innerhalb der Software arbeiten oder legst du größeren Wert auf eine optimierte Kommunikationsplattform für die Projektumsetzung? Obendrein muss auch die Bereitstellungsart bedacht werden. Ist eine direkte Integration in das hauseigene System gewünscht, spricht man von einer "Software-On-Premise". Wird das Programm hingegen auf den Servern des Herstellers betrieben, handelt es sich um eine "Software-On-Demand" - auch bekannt als "Software as a Service” (SaaS). Beide Modelle haben ihre Vorzüge, die vorab abgewogen werden müssen.

Vorteile einer "Software-On-Premise"

• Sicherheit bzgl. vertraulicher geschäftsinterner Daten und Informationen durch eigenständige Verwaltung
• Maximale Kontrolle durch selbständige Pflege der Software
• Flexible Anpassungsfähigkeit bei Vernetzung mit vorhandenen Systemen

Vorteile einer "Software-On-Demand"

• Kein aufwendiger Serveraufbau wegen externer Bereitstellung der Software
• Kalkulierbare Kosten aufgrund fixer Mietverträge
• Geringe Gesamtausgaben durch flexible Leasing-Modelle
• Zugriff auch standortunabhängig möglich

Große Unterschiede sind auch bei den verfügbaren Funktionen zu finden. Klare Vorstellungen, welche Möglichkeiten ein solches Programm enthalten sollte, sind daher unerlässlich. Hersteller listen deshalb in der Softwarebeschreibung detailliert auf, welche Bereiche abgedeckt werden.

Sinnvolle Features und notwendige Module

Projektmanagement-Softwares bieten Unmengen unterschiedlicher Funktionen. Daher solltest du darauf achten, welche Features die jeweiligen Programme bieten.

Bestimmung unentbehrlicher und verzichtbarer Module

Fehlen für dich wichtige Funktionen, kann die Arbeit mit der Software keine Effizienzsteigerung erreichen. Ebenso nachteilig können überflüssige Module sein. Im Zuge einer Software-Einführung müssen sich deine Mitarbeiter mit einer Vielzahl an Neuerungen befassen. Unnötige Elemente können dabei für Verwirrung sorgen. Tools, die durch bestehende EDV-Systeme bereits abgedeckt werden, solltest du grundsätzlich vermeiden. In einigen Fällen verdeutlicht dir erst der Praxistest den Nutzen einiger Werkzeuge. Daher besteht die Möglichkeit, dass Funktionen auch im Nachhinein überzeugen.

Die Standardversion einer jeden Projektmanagement-Software ist in der Regel mit einigen elementaren Werkzeugen ausgestattet.

Grundgerüst / Basis-Tools:

• Ressourcenmanagement (z. B. Personal- und Budgetplanung)
• Aufgabenmanagement (z. B. Verwalten der Phasen und Meilensteine)
• Zeitmanagement (z. B. Terminplanung und -überwachung)

Darüber hinaus gibt es unter anderem Inhalte zur Risikobewertung sowie Werkzeuge für den Bereich des Änderungsmanagements (Erfassen und Verfolgen aller Abweichungen und Fehler). Auch aufgabenabhängige Vorlagen können von Interesse sein. Für viele Branchen (z. B. Baugewerbe, IT, Energieunternehmen) sind bereits branchenspezifische Programme zu erhalten, durch die besondere Ansprüche erfüllt werden können.

Einige Software-Hersteller bieten derweil eine Mobil-Unterstütung. Dadurch können Mobilgeräte (Smartphones, Tablets) mit der Software verbunden und Daten auch unterwegs abgerufen werden.

Kosten einer Projektmanagement-Software

Hinsichtlich der unterschiedlichen Softwarelösungen sind die Kosten sehr schwankend. Darüber hinaus besteht die Problematik, dass sich ein direkter Kostenvergleich zwischen mehreren Programmen nur schwer anstellen lässt. Neben den Fixkosten, z. B. Lizenz- und Hardwarekosten müssen auch die variablen Ausgaben bedacht werden. Dazu zählen Kosten für Wartungen, Fortbildungsmöglichkeiten, Support sowie laufende Betriebskosten.

Absicherung durch Wartungsvertrag

Schließt du mit dem Hersteller einen sogenannten Wartungsvertrag ab, kannst du das Ausfallrisiko eindämmen und deine Ausgaben kalkulierbar machen. Meist enthält eine solche Regelung bereits zukünftige Updates und einen telefonischen Supportservice.

Anfallende Aufwendungen bei der Einführung einer Projektmanagement-Software im Überblick

• direkte Lizenzkosten (vielfältige Modelle möglich, die von der Rechnerlizenz bis hin zur monatlichen Mietgebühr reichen)
• indirekte Lizenzkosten (evtl. ist die Anbindung an zusätzliche Programme nötig, z. B. Client-Software)
• Hardwarekosten (evtl. zusätzliche Server notwendig, um die Belastung auszugleichen und eine reibungslose Funktionalität zu sichern)
• Installations- und Anpassungskosten (bedingt durch die Unternehmensstruktur und den individuellen Bedarf)
• Schulungs- und Weiterbildungskosten (inkl. Einarbeitung aller Mitarbeiter)
• Wartungskosten (vertragliche Regelung ermöglicht Kalkulierbarkeit)
• Supportkosten (herstellerabhängig)
• Erweiterungskosten (evtl. sind zu einem späteren Zeitpunkt weitere Funktionen oder Verbesserungen gewünscht)

Eine eingehende Kostenbestimmung im Vorfeld ist unbedingt zu empfehlen.

Bewertung der Alternativen zahlt sich aus

Insbesondere bei der Einführung von Software gestaltet sich die monetäre Bemessung aufwendig. Sie ist jedoch berechtigt, da erst auf diesem Wege klar wird, welchen Effekt eine solche Investition haben kann. Die Berechnung sollte auf Basis der ersten drei Jahre nach der Einführung stattfinden. Dadurch kann abschließend auch der tatsächliche Nutzen der Software ermittelt werden. Da Funktionen und Service bei Freeware oft auf ein Minimum beschränkt sind, eignen sich kostenlose Versionen meist eher für Testläufe.

Branchenspezifikation und Besonderheiten

Wie oben angesprochen, sind auf dem Markt inzwischen auch branchenorientierte Softwarepakete erhältlich. In einigen Fällen wird dadurch die Suche nach einem möglichen System deutlich erleichtert. Ein Blick auf den Anwendungsbereich kann sich lohnen.

Vorlagen und Werkzeuge für branchenspezifische Anforderungen

Aufgrund gewerbespezifischer Besonderheiten unterscheiden sich diese Alternativen von allgemeingültigen Programmen durch zusätzliche Werkzeuge und angepasste Vorlagen, die unter anderem gesonderte Ressourcen berücksichtigen. Das weitläufige Angebot deckt mittlerweile beinahe alle Unternehmensbereiche und Arbeitsfelder ab. Geschäftszweige, in denen häufig Projektmanagement-Software eingesetzt wird, sind unter anderem die Bau- und Industriebranche sowie das Automobil-, IT-, Kommunikationsdienstleistungs- und Fertigungsgewerbe.

Hersteller berücksichtigen individuelle Ansprüche

Darüber hinaus wird von einigen Anbietern auch die Firmengröße bedacht. Da sich die subjektiven Bedürfnisse eines Kleinunternehmers grundlegend von denen eines Großkonzerns unterscheiden, ist auch diese Gegebenheit im Zuge des Auswahlprozesses vorteilhaft. Insofern sich ein Großteil deiner Projekte durch ein hohes Maß an Komplexität auszeichnet, das Team aus vielen Mitgliedern besteht und vielschichtige Arbeitsschritte erforderlich sind, möchtest du mit einer Softwarelösung viele Bedürfnisse abdecken.

Festsetzung des Stellenwerts von Projektmanagement

Dementsprechend gilt es, eine Alternative zu wählen, die umfangreich arbeiten und die Anforderungen bestmöglich erfüllen kann. Wer auf eine aufwendig programmierte Software-Architektur angewiesen ist, sollte bereit sein, eine angemessene Investition zu tätigen. Sparst du hierbei am falschen Ende, wird das Produkt den Anforderungen nicht gerecht und kann gar einen negativen Effekt erzielen. Wird dem Projektmanagement keine tragende Rolle zuteil oder sind die benötigten Funktionen überschaubar, ist eventuell auch eine kostenlose oder reduzierte Version einer Software ausreichend. Überflüssige Werkzeuge sind in jedem Fall zu vermeiden.

Fazit

Eine Projektmanagement-Software kann zu einer Entlastung aller Teammitglieder beitragen. Insbesondere standardisierte Prozesse und regelmäßige Tätigkeiten werden durch ein passendes EDV-Programm vereinfacht. Der gewünschte Effekt kann jedoch nur erreicht werden, wenn eine sorgsame Auswahl getroffen wird. Der Entscheidungsaufwand sollte dabei in sinnvoller Abhängigkeit zum Stellenwert des Projektmanagements innerhalb des Unternehmens sowie zum erwarteten Effekt stehen. Gleiches gilt für die Festlegung der Kostenobergrenze.

Eine sorgfältige Vorauswahl wird belohnt. Mit einer geeigneten Software kannst du eine messbare Prozessoptimierung, Steigerung der Effizienz, Förderung der Kommunikation und Arbeitserleichterung bewirken.